VNĪ: Jaunā gada sākumā durvis vērs pirmais Valsts kopstrādes birojs Cēsīs
VAS “Valsts nekustamie īpašumi” (VNĪ) janvārī atvērs pirmo reģionālo Valsts kopstrādes biroju Finanšu ministrijai piederošā ēkā Kr. Valdemāra ielā 2, Cēsīs, 1. stāvā. Tas ir mūsdienīgs un energoefektīvs birojs, kurš tiks nodrošināts ar visiem nepieciešamajiem apstākļiem efektīvam un uz sadarbību vērstam darbam. Birojs tiek veidots pēc aktivitātēs balstīta biroja principiem un tajā strādās vairāku publisko iestāžu darbinieki vienuviet. Tas ir pilotprojekts, kurā publiskā sektora iestādes testēs rezultātus un ieguvumus, kas palīdzēs pieņemt izsvērtus lēmumus par darba vides izmaiņām un iestāžu izmantoto platību samazināšanu nākotnē, informē VNĪ valdes loceklis Andris Vārna.
Ēkai Cēsīs, Kr. Valdemāra ielā 2 ir 3 stāvi. Ēkas 2. un 3. stāvā atrodas valsts biroji. 2023. gadā Valsts ieņēmumu dienests optimizēja lietoto telpu platību, un šogad tika atbrīvoti 70% no ēkas kopējās platības, rodot iespēju nodrošināt darba vietas citām publiskā sektora iestādēm. Tā rezultātā, ēkas 3. stāvā telpas tiek pielāgotas Prokuratūras funkcijai, kas pašlaik lieto privāta iznomātāja telpas, savukārt ēkas 1. stāvā atradīsies kopstrādes telpas.
2023. gadā Valsts ieņēmumu dienests optimizēja lietoto telpu platību, un šogad tika atbrīvoti 70% no ēkas kopējās platības, rodot iespēju nodrošināt darba vietas citām publiskā sektora iestādēm. Tā rezultātā, ēkas 2. stāvā atrodas Valsts ieņēmuma dienests, 3. stāvā telpas tiek pielāgotas Prokuratūras funkcijai, kas pašlaik lieto privāta iznomātāja telpas, savukārt ēkas 1.stāvā izbūvētas kopstrādes biroja telpas.
Kopstrādes birojā tiek piedāvāta pilnībā aprīkota darba vieta ar visu nepieciešamo efektīvam darbam (ergonomiski galdi, krēsli, IT atbalsts, atbilstošs mikroklimats, tēja, kafija, ūdens u.c. labbūtības aspekti). Biroja plānojumā iekļautas gan zonas individuālam darbam, kas prasa koncentrēšanos, gan sadarbības zonas efektīvam komandas darbam un apspriežu telpas (ar rezervācijas sistēmu), gan atpūtas zonas, koplietošanas virtuve un citas nepieciešamās telpas. Darbinieks izvēlas to zonu, kas piemērota konkrētā darba veikšanai. Par kārtību kopstrādes telpās rūpēsies biroja administrators.
“Radot iespēju vairāku publisko iestāžu darbiniekiem reģionos strādāt mūsdienām atbilstošā vidē vienuviet un tuvāk mājām, tiks attīstīta inovācijas kultūra, paaugstināta darbinieku produktivitāte un labbūtība. Vienlaikus tas veicinās starpnozaru sadarbību, kā arī samazināsies valsts budžeta izdevumi par telpu uzturēšanu. Mūsu, VNĪ komanda jau piecus gadus strādā aktivitātēs bāzētā birojā Rīgā, Talejas ielā 1, pārceļoties no trīs “kabinetu sistēmas biroja” ēkām Vecrīgā. Mūsu piemērs un veiktie pētījumi pārliecinoši rāda, ka pārmaiņas pozitīvi ietekmējušas gan darbinieku labsajūtu un iesaisti, gan sniegto pakalpojumu kvalitāti un ātrumu, kas klientiem īpaši svarīgi. Vienlaikus esam samazinājuši izmantoto telpu platību un ieviešot koplietošanas telpu principu, būtiski samazināti arī apsaimniekošanas un uzturēšanas izdevumi,” norāda VNĪ valdes loceklis Andris Vārna.
“Prieks, ka pirmais Valsts koprades birojs top tieši Cēsīs! To, ka kopradei ir nākotne, apliecināja Cēsu novada pašvaldības atvērtais Koprades nams “SKOLA6” tālajā 2015. gadā, kas nu kļuvis par mazu un šogad atvērām arī radošā un digitālā kvartāla “Rainis” pirmo ēku. Ticu, ka šis būs ieguvums arī cēsniekiem, kuri ikdienā strādā Rīgā, tādējādi ietaupot viņiem gan laiku, gan resursus. Vēlu VNĪ turpināt attīstīt šo praksi un lai Cēsu birojs kalpo par labu piemēru citām pašvaldībām!” atklāj Cēsu novada domes priekšsēdētāja Jānis Rozenbergs.
Patlaban interesi par darba vietām pirmajā valsts kopstrādes birojā Cēsīs izrādījušas 4 publiskā sektora iestādes. Arī VNĪ mājvietā, ēkas Talejas ielā 1, Rīgā, 1. stāvā, izvietota Valsts kopstrādes biroja DEMO versija, kur tiek nodrošinātas ērtas divas darba vietas, apspriežu galds ar sešām sēdvietām un neliela atpūtas zona neformālām sarunām, dodot iespēju interesentiem izmēģināt darbu aktivitātēs balstītā birojā. Pieteikties un izmēģināt kopstrādes biroju Cēsīs vai pieteikties darbam DEMO birojā Talejas ielā 1, Rīgā iespējams, sazinoties ar VNĪ pa e-pastu vni@vni.lv. Pašlaik tiek plānots, ka kopstrādes biroju lietotāji būs valsts pārvaldes iestāžu darbinieki, paredzot iespēju kopstrādes biroju telpas nodot lietošanā arī pastarpināto valsts pārvaldes iestāžu un valsts kapitālsabiedrību darbiniekiem.
Ministru kabineta rīkojums “Par Valsts pārvaldes modernizācijas plānu 2023.-2027.gadam” nosaka, ka rīcības virziena "Viedas darba vides izveide" mērķis ir līdz 2027. gadam radīt darba vidi, kas veicina inovācijas un sadarbību valsts pārvaldē, kā arī sekmē ilgtspējīgu resursu izmantošanu. Saskaņā ar šo rīkojumu līdz 2027. gada otrajam pusgadam, VNĪ, Valsts kancelejai un Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijai ir jāizveido vismaz trīs kopstrādei pielāgoti biroji ārpus Rīgas. Plānots izveidot kopstrādes birojus arī Liepājā un Daugavpilī, atbilstoši valsts budžeta iespējām.
Šādu reģionālu valsts kopstrādes biroju izveide ļauj darbam valsts pārvaldē labākos speciālistus no visas Latvijas un sniegt pievienoto vērtību reģionālajai attīstībai, kā arī samazināt valsts iestāžu nomāto biroja telpu platības un iznomāto telpu platību uz katru darbinieku.
Valstij piederošās ēkas atjaunošanas un pielāgošanas darbi Cēsu kopstrādes biroja izveidei tiek veikti no citu valsts funkcijai nevajadzīgo īpašumu atsavināšanas rezultātā gūtajiem ieņēmumiem, pielāgošanas kopējās izmaksas 650 000 eur (inženiertīklu izbūve un sakārtošana, telpu atjaunošana, pielāgošana un aprīkošana vides sakārtošana u.c.).
VNĪ ilgtermiņa redzējums ir vieda un efektīva darba vide publiskajai pārvaldei, kas paredz atteikšanos no individuālām biroju ēkām katrai iestādei, veidojot koplietojamas biroju ēkas. Latvijas un citu Eiropas valstu pieredze parāda, ka lielai daļai valsts pārvaldē nodarbināto nav nepieciešams pastāvīgi atrasties birojā, lai veiktu darba pienākumus, un palielinās nepieciešamība pēc tādas darba vides, kas ļauj ātri un efektīvi risināt starpnozaru jautājumus un veicina sadarbību. Patlaban pēc VNĪ aplēsēm vidējā platība uz vienu nodarbināto valsts iestāžu birojos Rīgā ir 20,5 m2, atsevišķos gadījumos sasniedzot pat 50 m2. Plānots, ka 2027. gadā viena valsts pārvaldē nodarbinātā nosacītās darba vietas vidējā aprēķinātā platība nebūs lielāka par 10 m2.
Somijas un Igaunijas pieredze
Saskaņā ar valdības stratēģiju Somijas valsts nekustamo īpašumu pārvaldnieks Senaatti darbojas pie apvienoto biroju izstrādes un līdz 2025. gadam apvienotos valsts birojus paredzēts attīstīt 15 dažādās vietās, paredzot, ka tajos strādās 8000 darbinieku. Savukārt līdz 2029. gadam tiks attīstītas 25 vietas, kurās kopumā strādās 20 000 darbinieku. Pašlaik notiek attīstība tādās pilsētās kā Pori, Joensuu, Lahti, Lappeenranta, Mikeli un Kouvola. Piemēram, 2023. gadā atvērts Lappeenranta valsts birojs, kurā izvietotas 17 valsts iestādes ar darba vietas 557 darbiniekiem.
Arī Igaunijā pēc parlamenta vēlēšanām 2023. gada martā par vienu no valdības prioritātēm izvirzīta valsts aparāta un tā uzturēšanas izmaksu samazināšana, tai skaitā ministriju reorganizācija un apvienoto valsts namu izveide – izveidoti jau 6 valsts nami. Viens no valsts ēku mērķiem ir samazināt valsts izmantotās biroju telpas, samazinot platību no 30 m² biroja platībām līdz 15 m² uz vienu darbinieku, mainot darba vidi un ieviešot koplietošanas telpu principu. Piemēram, īpaši ministrijām uzceltajā ēkā Suur-Ameerika ielā 1, Pērnavā kopumā plānots izvietot sešas ministrijas. Paralēli notiek arī valsts ēku izveidošana reģionos, kurās jaunā modernā darba vidē kopā strādā vairākas iestādes. Līdz 2030. gadam plānots sakārtot 18 ēkas 13 Igaunijas pilsētās, katrā no tām kopīgi strādās no 5-17 iestādēm. Ietaupījumi radīsies, samazinot valsts izmantoto ēku skaitu, t.i., atbrīvojot no 2-8 ēkām katrā no apgabaliem. Pēc veiktajām aplēsēm Igaunijā plānots atbrīvot 45 ēkas, tādejādi samazinot apsaimniekošanas izmaksas par 60% gadā.
